SPOT: mudanças para aumentar a eficiência da Sociedade

No último ano, a Sociedade Portuguesa de Ortopedia e Traumatologia (SPOT) tem vindo a desenvolver um conjunto de processos que procuram inovar o funcionamento da Sociedade e aumentar a eficiência dos processos burocráticos e da formação dos seus membros. De entre os vários projetos, destacam-se a inauguração de uma biblioteca, o desenvolvimento de uma plataforma web que permite facilitar o processo de pagamento de quotas dos sócios, assim como a atualização dos seus dados, e a realização dos processos eleitorais via plataformas online.

Biblioteca

A SPOT organizou, na sua sede, uma biblioteca que reúne os vários donativos que, ao longo dos anos, foram feitos por colegas e pelos seus familiares ou descendentes. Os livros encontram-se agora em exibição e acessíveis a todos os membros.

“Com esta Biblioteca, prestamos um tributo ao passado. Tivemos grandes surpresas, com livros de referência histórica de grandes nomes da Ortopedia Mundial, alguns publicados no início do século XIX. O mais antigo é de 1834”, partilha João Gamelas, presidente da SPOT.

Pode consultar o inventário da biblioteca aqui.

Software de gestão de sócios

Após a identificação de uma insuficiência da SPOT na gestão de dados dos seus sócios e de uma ineficiência no processo de cobrança de quotas, iniciou-se, há cerca de um ano, o desenvolvimento de uma plataforma web, com o objetivo de facilitara gestão da informação dos associados e de permitir efetuar o pagamento das respetivas quotas, assim como efetuar o seu acompanhamento.

Assim, a plataforma web foi desenvolvida de modo a satisfazer as seguintes funções: gestão dos dados dos associados, gestão dos pagamentos das quotas, com possibilidade de pagamento por multibanco, backoffice para controlo dos pagamentos efetuados (por parte dos sócios e da sociedade), gestão de documentos (faturas/recibos) e módulo integrável no atual site da SPOT.

O demorado processo de implementação e migração de dados foi terminado e a solução foi disponibilizada aos sócios a 9 de março, estando em curso mais desenvolvimentos de melhoria e de incremento de automatização de processos.

De acordo com João Gamelas, “a solução implementada permite maior acessibilidade dos sócios sobre a sua situação com a sociedade, maior transparência, controlo e segurança de dados, e maior facilidade e liberdade de pagamento para os sócios, permitindo fasear os pagamentos de acordo com a sua conveniência pessoal e consultar e atualizar os seus dados pessoais, a qualquer momento”.

Tecnologias de informação e comunicação

Como resultado do investimento feito há cerca de um ano, a SPOT pôde realizar reuniões e assembleias gerais virtuais e mistas, webinares e outros fóruns, sem custos adicionais.

Estas iniciativas permitem potenciar a atividade da organização, reforçar a sua intervenção no ensino da especialidade, incrementar a sua visibilidade e, adicionalmente, recrutar novas formas de financiamento. “A formação é o maior objetivo e desígnio da SPOT!”, explica João Gamelas, presidente da SPOT.

Votações Online

Reconhecendo a ineficiência do processo eleitoral em papel, a SPOT passou à realização das votações através de uma plataforma online. Esta solução trouxe uma maior segurança, comodidade, facilidade e redução de custos ao processo.

A plataforma escolhida foi a “X2VOTE” da Extreme Solutions, que já demonstrou o seu bom funcionamento nas últimas eleições, que decorreram no 42.º Congresso da SPOT.

“Estava na hora da SPOT deixar de ter processos eleitorais em papel, com programas eleitorais impressos, boletins em papel, envelopes de ida e de volta, custos desnecessários de matéria-prima, de impressão, de correio e de trabalho de secretariado, com horas intermináveis a imprimir, a dobrar papeis e a introduzi-los em envelopes, para ir para as filas dos CTT”, explica João Gamelas.